martes, 1 de diciembre de 2009

Instrumentos básicos de la contabilidad

Como cualquier proceso, la contabilidad necesita utilizar instrumentos que le permitan llevar el control económico de las organizaciones, a estos instrumentos se les llama instrumentos básicos. Dentro de éstos, mencionaremos los siguientes:

Nomenclatura de cuentas
La nomenclatura de cuentas es un catálogo o lista de cuentas, clasificadas de acuerdo con una codificación. Este listado se clasifica según las áreas del balance (activo, pasivo, patrimonio). Se incluyen también las cuentas de gastos y de ingresos.

El siguiente esquema ilustra el formato de una nomenclatura para una organización sencilla por código, cuenta y posición contable :
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1 , Activo , Area de balance
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11 , Circulante, División de área
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111, Caja, Cuenta de mayor general
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11101, Caja general, Cuenta de mayor auxiliar
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1110101, Fondo fijo, Subcuenta de mayor
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Funciones básicas de la contabilidad

La contabilidad, siendo un sistema que permite llevar el control de todas las transacciones de una organización, necesita realizar las siguientes funciones fundamentales:

- Ordenar y archivar la documentación que respalda las operaciones contables.
- Clasificar la información, para determinar en qué parte del balance de aplicarán las operaciones: en activo, en pasivo, en patrimonio, en ingresos o en egresos.
- Registrar las operaciones contables en los libros autorizados, según lo determinan las leyes de cada país.
- Informar sobre los resultados obtenidos en las transacciones de la organización, en un período determinado.

Partes fundamentales del sistema de contabilidad

* Clasificación de cuentas: el nombre de cada cuenta debe responder a su contenido.
* Registros y formularios de contabilidad.
* Normas y procedimientos.
* Estados y Reportes.

Principios básicos de Contabilidad

En contabilidad hay que respetar ciertos principios básicos, que sustentan las operaciones contables, comúnmente llamados principios de contabilidad y generalmente aceptados, de los cuales se presentan los siguientes:

Moneda de denominador común: Por moneda de denominador común, se conoce a la unidad monetaria en la que se llevará la contabilidad, pues todas las operaciones comerciales tiene que demostrarse a través de una unidad monetaria (quetzal, colón, peso, etc.); por tanto, los resultados de la contabilidad representan el movimiento monetario de la organización.

La entidad: En contabilidad, las organizaciones deben tratarse como entidades separadas y distintas de los socios y directivos, ya que deben guardar su propia identidad jurídica y comercial.

Partida doble: La partida doble indica que una operación causa efectos en dos sectores del balance (debe-haber). Es decir, que no hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor.

Conservatismo : El conservatismo consiste en que, teniendo claramente definidos los códigos y cuentas contables en la nomenclatura, deberá aplicarse el mismo criterio ante una operación.

Consistencia: En contabilidad, consistencia indica que todas las transacciones convertidas en operaciones contables, deben ser respaldadas por un comprobante legal.

Costo histórico-original: Todo recurso adquirido por la organización se registrará al valor de compra. Esto indica que la contabilidad refleja diferencia entre el valor en libros y el valor real de un bien a una fecha dada.

La Contabilidad

Son las anotaciones, cálculos y estados numéricos que se llevan en una organización para registrar y controlar los valores patrimoniales de la organización. Sirve para:

  • Proporcionar una imagen numérica de lo que sucede en la vida y en la actividad organizacional.
  • Registrar y controlar las transacciones de la organización con exactitud y rapidez.
  • Fuente variada, actualizada y confiable de información para la toma de decisiones.
  • Proteger los activos de la organización mediante mecanismos que evidencien en forma automática y oportuna la malversación de fondos o sustracción de activos.
  • Explicar y justificar la gestión de los recursos.
  • Preparar estados financieros.

La contabilidad es interdependiente y está interrelacionada con toda la organización.